Bina yönetimi ile mantolama (ısı yalıtımı) firması arasında imzalanacak sözleşme, projenin anayasası niteliğindedir. On binlerce, bazen milyonlarca liralık dev bütçelerin konuşulduğu, haftalarca sürecek şantiye ortamının oluştuğu bu süreçte, sözlü verilen sözlerin hiçbir hukuki geçerliliği yoktur. İşlerin yarım kalması, malzemenin eksik veya kalitesiz kullanılması, teslimatın aylarca gecikmesi veya olası bir iş kazasında yaşanacak hukuki mağduriyetleri önlemenin TEK yolu; her detayı en ince ayrıntısına kadar düşünülmüş, sağlam, tarafları koruyan hukuki bir "Dış Cephe Mantolama Sözleşmesi" yapmaktır.
İyi Bir Mantolama Sözleşmesinde Mutlaka Olması Gereken Maddeler
Standart, matbu (hazır) veya firmanın kendi lehine tek taraflı hazırladığı sözleşmeler yerine, karşılıklı mutabakatla aşağıdaki maddeleri içeren sözleşmeler tercih edilmelidir:
1. Tarafların Açık Kimliği ve Temsil Yetkisi
Sözleşmenin ilk maddesinde İşveren (Apartman/Site Yönetimi) ve Yüklenici (Mantolama Firması) açık unvanları, adresleri ve vergi numaraları ile belirtilmelidir. Sözleşmeyi imzalayan apartman yöneticisinin, apartman karar defterinde bu sözleşmeyi yapmaya yetkili kılındığına dair genel kurul kararının tarih ve numarası sözleşmeye eklenmelidir. Aynı şekilde yüklenici firma yetkilisinin de imza sirküleri sözleşmenin ekinde olmalıdır.
2. İşin Kapsamı ve Uygulanacak Alanların Metrajı
Mantolamanın nerelere yapılacağı açıkça yazılmalıdır. "Tüm dış cephe" ifadesi yetersizdir. "Mevcut dış cephe duvarları, açık balkon iç yüzeyleri, bina su basman seviyesi, pencere merkezleri ve çatı alın kısımları" gibi kesin sınırlar çizilmelidir. Keşifte çıkarılan tahmini toplam metrekare (m2) sözleşmeye yazılmalı, iş bitiminde röleve alınarak net metraj üzerinden son hesaplamanın (hakedişin) yapılacağı belirtilmelidir.
3. Malzeme ve Marka Listesi (Teknik Şartname Entegrasyonu)
Firmalar genellikle "A Kalite Malzeme" gibi yuvarlak ifadeler kullanmayı severler. Sözleşmede böyle muğlak ifadeler olamaz. Kullanılacak markanın paket sistemi adı, yalıtım levhasının türü (Örn: Karbonlu EPS), yoğunluğu (minimum 16 kg/m3), kalınlığı (Örn: 5 cm), m2 başına kullanılacak dübel sayısı, donatı filesinin gramajı (Örn: 160 gr/m2 alkali dayanımlı) ve boyanın markası-cinsi harfiyen yazılmalıdır. Hazırlanan detaylı Teknik Şartname, sözleşmenin ayrılmaz bir parçası (eki) olarak belirtilmeli ve her sayfası taraflarca paraflanmalıdır.
4. İş Başlangıç, Bitiş Tarihi ve Gecikme Cezaları
Yüklenicinin işe fiili olarak hangi tarihte (veya sözleşme imzasından kaç gün sonra) başlayacağı ve iskeleyi söküp işi hangi tarihte eksiksiz teslim edeceği gün, ay, yıl olarak yazılmalıdır. "Hava muhalefeti" (yağmur, kar, fırtına vb.) gibi mücbir sebeplerin bu süreye ekleneceği belirtilmelidir. İşin belirlenen tarihte teslim edilmemesi (gecikmesi) durumunda yüklenici firmanın apartman yönetimine günlük ne kadar gecikme cezası (cezai şart) ödeyeceği (Örn: sözleşme bedelinin %0.5'i gibi) sözleşmede mutlaka yer almalıdır. Bu madde firmayı işi zamanında bitirmeye zorlar.
5. Şeffaf ve Güvenli Ödeme Planı (Hakediş Usulü)
Apartman yönetimlerinin yaptığı en büyük hata, işin yarısı bile bitmeden paranın büyük kısmını firmaya ödemektir. Sözleşmede ödemelerin işin ilerlemesine (hakedişe) göre parçalı yapılacağı belirtilmelidir. Örneğin sağlıklı bir ödeme planı şu şekilde olabilir:
- %20 Peşinat: Sözleşme imzalanıp iskele kurulduğunda ve malzemeler şantiyeye indiğinde.
- %30 Birinci Hakediş: Mantolama levhaları yapıştırılıp, dübellenip fileli sıvası bittiğinde.
- %30 İkinci Hakediş: Dekoratif sıva ve boya işlemi tamamen bittiğinde.
- %20 Kesin Kabul ve Teslimat: İskele tamamen söküldüğünde, çevre temizliği yapıldığında ve varsa ufak tefek kusurlar giderildiğinde. İş tamamen bitmeden paranın tamamı asla ödenmemelidir.
6. İş Sağlığı ve Güvenliği ile Sorumluluklar (En Kritik Madde)
Eğer sözleşmede açıkça belirtilmemişse, şantiyede oluşabilecek bir iş kazasında apartman yönetimi (işveren sıfatıyla) hukuken sorumlu tutulabilir. Sözleşmeye şu madde mutlaka eklenmelidir: "İşin başlama tarihinden teslim tarihine kadar şantiyede meydana gelebilecek her türlü iş kazası, üçüncü şahıslara veya komşu binalara/araçlara verilecek maddi manevi zararlardan, iş sağlığı ve güvenliği mevzuatından doğan tüm hukuki ve cezai sorumluluklar münhasıran yüklenici firmaya aittir." Yüklenicinin personelinin SGK bildirgelerini yapacağı taahhüt edilmelidir.
7. Garanti Süresi ve Kapsamı
Uygulanan sistemin garanti şartları sözleşmede yer almalıdır. Sektör standardı olarak işçilik (uygulama hataları) için en az 5 yıl, malzeme hataları (üretici garantisi) için en az 10 yıl garanti istenmelidir. Garantinin geçerli olması için firmanın yetkili bayi belgesine sahip olması gerektiği unutulmamalıdır. Garanti kapsamında oluşacak boya atması, çatlama gibi sorunlarda firmanın ücretsiz onarım yapacağı açıkça beyan edilmelidir.